Inventário de estoque é a contagem física de tudo o que a empresa tem armazenado, com o objetivo de apurar o saldo real por item. Parece simples, e é justamente por isso que tanta gente erra: a contagem em si é a parte fácil. O que decide se o número serve para alguma coisa é o que se faz antes e depois dela.
O que é inventário de estoque
É o levantamento físico dos itens em estoque numa data determinada, item a item, para apurar quantidade e valor. O resultado alimenta três coisas ao mesmo tempo: a gestão da operação, o balanço da empresa e a declaração que vai ao Fisco.
É por servir a esses três destinos que o inventário não pode ser tratado como tarefa de almoxarifado. O mesmo número que orienta a próxima compra vai compor o custo das mercadorias vendidas e vai ser declarado à Receita.
Inventário ou auditoria de estoque?
Os dois termos são usados como sinônimos e não são. O inventário responde quanto eu tenho. A auditoria pega essa contagem, compara com a contabilidade e com o sistema, investiga por que os números não batem e recomenda o que corrigir.
Dito de outro jeito: o inventário é a matéria-prima da auditoria. Detalhamos a diferença em o que é auditoria de estoque.
Os tipos de inventário
| Tipo | Como funciona |
|---|---|
| Geral (ou periódico) | Contagem completa numa data fixa, normalmente no fechamento do exercício |
| Rotativo (ou cíclico) | Contagens parciais e recorrentes, distribuídas ao longo do ano |
| Permanente | Acompanhamento contínuo por sistema, com conferências pontuais |
| Por amostragem | Verificação de um subconjunto, para diagnóstico e não para fechamento |
O inventário geral é o que sustenta o balanço. O rotativo é o que evita chegar nele com surpresa: tratamos dele em inventário rotativo.
O passo a passo
1. Preparação
Antes de contar qualquer coisa: revisar o cadastro de produtos para eliminar duplicidade e corrigir unidade de medida, definir o endereçamento do estoque, separar fisicamente o que não deve ser contado (mercadoria de terceiros, itens em consignação, material de uso e consumo) e lançar todos os documentos pendentes.
É a etapa mais chata e a que mais determina o resultado. Contagem feita sobre cadastro sujo produz um saldo que ninguém consegue conciliar depois.
2. Corte de data
Fixar um instante e garantir que nada se mova até a contagem terminar. Quando parar a operação não é possível, a alternativa é segregar o que chegou depois do corte e registrar cada movimentação ocorrida durante a contagem, para reconciliar em seguida.
O erro mais caro do inventário: contar com a mercadoria entrando e saindo. O número resultante não corresponde a momento nenhum, nem ao início, nem ao fim da contagem. E, diferente de um erro de digitação, esse não dá para localizar depois.
3. Contagem
Contagem física com rastreabilidade, de preferência cega: sem que quem conta veja o saldo do sistema. Em itens de alto valor, vale a dupla contagem por equipes diferentes. Explicamos o método em contagem cega.
4. Apuração das diferenças
Comparar o contado com o registrado, item a item, separando divergência em quantidade de divergência em valor. Cada diferença relevante precisa chegar a uma causa e a um documento, não a um ajuste.
5. Valoração e ajuste
Com as quantidades fechadas, o saldo é valorado e os ajustes são lançados com a devida justificativa. É aqui que o inventário vira número contábil.
Como calcular o valor do estoque
A mensuração segue o CPC 16. A regra central é que o estoque é avaliado pelo menor valor entre o custo e o valor realizável líquido: ou seja, se a mercadoria já não vale o que custou, o estoque precisa refletir isso.
O custo inclui o preço de aquisição, impostos não recuperáveis, frete e seguro, menos descontos comerciais. Para atribuir custo aos itens, a prática brasileira admite PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) ou custo médio ponderado.
Um ponto que gera confusão: o método UEPS (último que entra, primeiro que sai) não é aceito pela legislação fiscal brasileira. Ele aparece em material didático e em software estrangeiro, mas não serve para apuração aqui.
O inventário que vai para o Fisco
O saldo apurado não fica só na empresa. Ele é declarado no Bloco H do SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI), que registra o inventário físico do estabelecimento. Como regra geral, o inventário anual é entregue até o segundo mês seguinte ao fechamento contábil, mas o prazo é vinculado à legislação estadual do ICMS e varia entre os estados.
Empresas obrigadas ao Bloco K declaram ainda a movimentação e o consumo de produção. Na prática, isso significa que a fiscalização consegue reconstruir a movimentação esperada de cada item e comparar com o que você declarou.
Precisa que o seu inventário se sustente?
A S&B conduz a contagem com método, concilia com a contabilidade e entrega um laudo que se defende.
Solicitar uma auditoriaPerguntas frequentes
O que é inventário de estoque?
É o levantamento físico dos itens em estoque numa data determinada, item a item, para apurar quantidade e valor. O resultado alimenta a gestão, o balanço e a declaração fiscal.
Qual a diferença entre inventário e auditoria de estoque?
O inventário responde quanto existe de cada item. A auditoria pega essa contagem, compara com a contabilidade e com o sistema, investiga a origem das divergências e recomenda correções.
Como calcular o valor do estoque após o inventário?
Pelo CPC 16: o estoque é avaliado pelo menor valor entre o custo e o valor realizável líquido. Para atribuir custo, a prática brasileira admite PEPS ou custo médio ponderado.
O método UEPS pode ser usado no Brasil?
Não para fins fiscais. O UEPS aparece em material didático e em sistemas estrangeiros, mas a legislação brasileira não o aceita na apuração.
O inventário precisa ser declarado ao Fisco?
Sim. O inventário físico é declarado no Bloco H do SPED Fiscal. Em regra, o anual é entregue até o segundo mês seguinte ao fechamento contábil, com prazo que varia conforme o estado.
Checklist: 5 perguntas antes de contratar uma auditoria de estoque
O que separa uma auditoria que vira prova de uma contagem qualquer. Vale para qualquer fornecedor.
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